Cómo usar Google Drive

julio 24, 2012  |  El saber no ocupa lugar

Hace unas semanas hablamos de cómo crear una cuenta de Gmail, y adelantamos que ésta nos permite utilizar muchas aplicaciones además del correo electrónico. Una de ellas es Google Drive, antes llamada Google Docs. Un programa completo de nos permite compartir documentos, hacerlos de forma colaborativa y tenerlos en ‘la nube’ de forma segura. En la entrada de hoy explicamos cómo acceder a Google Drive y algunas de sus características.

En primer lugar debemos tener una cuenta de Gmail (haz click aquí para saber cómo). Luego accedemos a la web de Google Drive y le damos al botón Acceder.

Una vez dentro veremos una serie de opciones, entre las que está crear. En ese botón es en el que podremos crear nuevos documentos: texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios o dibujos. También podremos crear carpetas para organizar los documentos de la forma que mejor nos venga.

Ahora vamos a dar unas indicaciones para utilizar Google Drive y sacarle el máximo rendimiento. Google Drive no es solo una herramienta de ofimática al estilo office de Microsoft. Sus mayores ventajas son dos: tener los documentos en cualquier ordenador o dispositivo al estar en la nube y la posibilidad de compartir los documentos para que otros usuarios puedan verlos o, incluso, editarlos.

La plataforma de Google Drive permite que cualquier documento lo puedan ver, comentar o editar otros usuarios. Nosotros podemos atribuir el nivel de permiso que queramos. Para ello basta con darle, dentro del documento, al botón compartir (situado arriba a la derecha) y poner el correo electrónico (eso sí, de Gmail o de un dominio asociado a Google apps) de la persona con la que lo queramos compartir y elegir el permiso que queremos darle.

Si elegimos que puedan verlo, solamente podrán entrar y ver su contenido en tiempo real, es decir, si lo estás editando en ese momento podrán ver cómo lo haces. Si permitimos que puedan comentar se les da el permiso para que hagan anotaciones en cualquier lugar del documento a modo de indicaciones. Si permitimos editar podrán hacer cualquier cambio en el documento, incluso podremos editarlo de manera simultánea viendo los cambios en directo.

Los documentos también tienen una ventana de chat por si hay alguna otra persona en él al mismo tiempo que nosotros. Podremos hablar con ellos por ese chat y hacer cualquier comentario sobre el documento en cuestión.

Los documentos que crees en Google Drive no ocuparán espacio del que tienes disponible para subir cosas (5 gb gratuitos). Ahora llegó el momento de que te aventures a utilizar esta potente herramienta que seguro que te ayudará a gestionar proyectos y trabajos en equipo y, también, los que hagas de forma individual. Y todo esto gratis y gracias a Google.


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